Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z serwisu www.kings.org.pl, rejestracją i udziałem w wydarzeniach KINGS, zakupem biletów, obsługą płatności online, kontaktem z Organizatorem, obsługą reklamacji oraz działaniami informacyjnymi i promocyjnymi dotyczącymi wydarzeń KINGS.

I. Administrator danych

1. Administratorem danych osobowych jest PREMIUM-MEDIA spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Częstochowie, adres: ul. Jagiellońska 59/65, 42-229 Częstochowa, NIP: 5732941609, KRS: 0001020348, REGON: 524498997, dalej jako („Administrator” albo „Organizator”).
2. Kontakt z Administratorem jest możliwy:
   • pocztą tradycyjną: ul. Jagiellońska 59/65, 42-229 Częstochowa;
   • pocztą elektroniczną w sprawach organizacyjnych: kontakt@kings.org.pl;
   • pocztą elektroniczną w sprawach ochrony danych osobowych: rodo@kings.org.pl.
3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, chyba że odrębnie poinformuje o jego wyznaczeniu. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych należy kontaktować się z Administratorem na adres e-mail wskazany powyżej.

II. Zakres stosowania Polityki

4. Polityka dotyczy Użytkowników serwisu internetowego www.kings.org.pl lub innej strony wskazanej przez Organizatora jako oficjalna strona wydarzeń KINGS, osób rejestrujących się na wydarzenia KINGS, Uczestników wydarzeń, osób dokonujących płatności za bilety, osób kontaktujących się z Organizatorem, partnerów, prelegentów, przedstawicieli mediów oraz innych osób korzystających z usług lub formularzy udostępnianych przez Organizatora.
5. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innymi właściwymi przepisami prawa polskiego i prawa Unii Europejskiej.
6. Korzystanie z Serwisu, przesłanie formularza rejestracyjnego, zakup biletu albo udział w wydarzeniu KINGS oznacza zapoznanie się z niniejszą Polityką prywatności. Jeżeli udział w wydarzeniu wymaga akceptacji regulaminu, Użytkownik powinien zapoznać się również z Regulaminem uczestnictwa w wydarzeniach KINGS.

III. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

7. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
   • rejestracja na wydarzenie, obsługa zgłoszenia, wydanie biletu lub wejściówki, potwierdzenie udziału i realizacja umowy udziału w wydarzeniu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   • obsługa zamówienia, płatności online, potwierdzeń płatności, faktur, rachunków, rozliczeń, obowiązków podatkowych i księgowych — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO;
   • kontakt organizacyjny, techniczny i logistyczny z Uczestnikiem, w tym informowanie o programie, miejscu, terminie, zmianach organizacyjnych i zasadach bezpieczeństwa — art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO;
   • zapewnienie bezpieczeństwa Uczestników, obsługi, prelegentów i gości oraz przeciwdziałanie nadużyciom, naruszeniom regulaminu i działaniom zakłócającym przebieg wydarzenia — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • obsługa formularza kontaktowego, korespondencji e-mail, rozmów telefonicznych, reklamacji, pytań, wniosków i żądań osób, których dane dotyczą — art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO;
   • ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • prowadzenie statystyk, analityki i poprawa działania Serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dla danego narzędzia wymagana jest zgoda;
   • wysyłka newslettera, informacji marketingowych lub promocyjnych — art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w zakresie marketingu własnego dopuszczalnego przez prawo także art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   • dokumentacja fotograficzna, filmowa i relacyjna wydarzeń oraz promocja wydarzeń KINGS — art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli w danym przypadku wymagana jest odrębna zgoda.
8. Podanie danych jest dobrowolne, ale może być niezbędne do rejestracji, zakupu biletu, udziału w wydarzeniu, obsługi płatności, wystawienia faktury, uzyskania odpowiedzi na zapytanie albo skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu.

IV. Rodzaje przetwarzanych danych

9. Administrator może przetwarzać w szczególności:
   • imię i nazwisko;
   • adres e-mail;
   • numer telefonu;
   • miasto lub miejscowość;
   • dane podane w formularzu rejestracyjnym lub kontaktowym;
   • informacje o wybranym wydarzeniu, mieście, panelu, warsztacie, kategorii biletu, numerze biletu, statusie zgłoszenia lub statusie akredytacji;
   • dane niezbędne do wystawienia faktury, w tym nazwę firmy, adres, NIP oraz inne dane wymagane przepisami podatkowymi;
   • dane dotyczące zamówienia i płatności, w szczególności identyfikator zamówienia, identyfikator transakcji, kwotę płatności, walutę, status płatności, datę płatności, wybraną metodę płatności oraz informacje zwrotne od operatora płatności;
   • treść korespondencji prowadzonej z Administratorem;
   • informacje o udzielonych zgodach, w szczególności marketingowych i newsletterowych;
   • wizerunek, głos, wypowiedź, podpis, funkcję lub opis osoby, jeżeli zostały utrwalone w związku z wydarzeniem;
   • dane techniczne związane z korzystaniem z Serwisu, w szczególności adres IP, identyfikatory plików cookies, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, sesji oraz aktywności w Serwisie.
10. Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych ani danych uwierzytelniających do bankowości elektronicznej Płatnika. Dane te są przetwarzane przez banki, instytucje płatnicze lub operatora płatności zgodnie z ich regulaminami i politykami prywatności.
11. Administrator nie zbiera celowo szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub światopoglądowych, chyba że dana osoba sama przekaże takie informacje w korespondencji, wypowiedzi, formularzu albo w związku z udziałem w wydarzeniu. W takim przypadku dane będą przetwarzane wyłącznie w zakresie wynikającym z kontekstu ich przekazania oraz zgodnie z przepisami prawa.

V. Płatności online i Tpay

12. Płatności online za bilety lub inne odpłatne usługi związane z wydarzeniami KINGS mogą być obsługiwane za pośrednictwem systemu płatności Tpay.
13. Operatorem płatności Tpay jest Krajowy Integrator Płatności S.A. z siedzibą w Poznaniu, plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań, KRS: 0000412357, NIP: 7773061579, REGON: 300878437 („Tpay” albo „KIP S.A.”).
14. W celu obsługi płatności online Administrator może przekazywać do Tpay dane niezbędne do zainicjowania, obsługi, potwierdzenia, rozliczenia lub zwrotu płatności, w szczególności identyfikator zamówienia, kwotę płatności, walutę, opis transakcji, adres e-mail Płatnika, imię i nazwisko Płatnika, status płatności, identyfikator transakcji oraz dane niezbędne do obsługi reklamacji lub zwrotu.
15. Tpay może przetwarzać dane Płatnika jako odrębny administrator danych osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia usług płatniczych, realizacji obowiązków prawnych ciążących na instytucji płatniczej, przeciwdziałania nadużyciom, zapewnienia bezpieczeństwa transakcji oraz obsługi reklamacji dotyczących płatności. Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych przez Tpay znajdują się w dokumentach udostępnianych przez Tpay.
16. Dane przekazywane do Tpay są wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi płatności, zwrotów, reklamacji, rozliczeń oraz zapewnienia bezpieczeństwa transakcji. Administrator nie prowadzi za pośrednictwem Serwisu zbiórek publicznych, darowizn, składek członkowskich ani finansowania działalności partii politycznych. Opłata uiszczana przez Uczestnika stanowi wynagrodzenie za udział w wydarzeniu lub inną usługę wskazaną w procesie zakupu.
17. W przypadku reklamacji dotyczących samej płatności Użytkownik może kontaktować się z Administratorem, a także — w zakresie dopuszczalnym przez regulaminy Tpay — z operatorem płatności. Reklamacje dotyczące organizacji wydarzenia, biletu, rejestracji lub faktury rozpatruje Administrator.

VI. Odbiorcy danych

18. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem przy prowadzeniu Serwisu i organizacji wydarzeń KINGS, w szczególności:
    • operatorowi płatności Tpay, bankom, organizacjom płatniczym, dostawcom metod płatności oraz podmiotom uczestniczącym w obsłudze płatności online;
    • podmiotom obsługującym system rejestracji uczestników, sprzedaży biletów, list uczestników i identyfikatorów;
    • dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, narzędzi mailingowych, systemów CRM, narzędzi IT, zabezpieczeń i analityki;
    • firmom świadczącym usługi księgowe, prawne, podatkowe, administracyjne lub doradcze;
    • podmiotom obsługującym wydarzenie technicznie, recepcyjnie, logistycznie, ochroniarsko lub porządkowo;
    • obiektom, w których odbywają się wydarzenia, jeżeli jest to niezbędne dla organizacji wejścia, bezpieczeństwa lub obsługi wydarzenia;
    • fotografom, operatorom kamer, realizatorom transmisji, montażystom, grafikom, agencjom marketingowym i podmiotom obsługującym media społecznościowe;
    • partnerom organizacyjnym, sponsorom lub współorganizatorom — wyłącznie w zakresie uzasadnionym organizacją wydarzenia i zgodnym z przepisami prawa;
    • firmom kurierskim, pocztowym lub innym dostawcom usług komunikacyjnych;
    • uprawnionym organom publicznym, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.
19. Dane osobowe nie będą sprzedawane podmiotom trzecim.
20. Dane osobowe mogą być powierzane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.
21. Co do zasady Administrator korzysta z dostawców przetwarzających dane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Jeżeli w związku z korzystaniem z narzędzi informatycznych, analitycznych, mailingowych, chmurowych lub mediów społecznościowych dojdzie do przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zastosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne lub inne właściwe zabezpieczenia.

VII. Okres przechowywania danych

22. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo uzasadniony ochroną roszczeń. W szczególności:
    • dane przetwarzane w celu rejestracji i udziału w wydarzeniu — przez czas organizacji wydarzenia, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
    • dane przetwarzane w celu wykonania umowy — do czasu jej wykonania, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
    • dane dotyczące zamówień, płatności, faktur i rozliczeń — przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi i płatniczymi;
    • dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu wycofania zgody, a po jej wycofaniu wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykazania prawidłowości przetwarzania lub obrony przed roszczeniami;
    • dane przetwarzane w celach marketingowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu — do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu;
    • dane związane z reklamacjami, zapytaniami i korespondencją — przez czas obsługi sprawy, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń;
    • dane techniczne i analityczne — przez okres wynikający z ustawień plików cookies, narzędzi analitycznych albo do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody, jeżeli była wymagana;
    • materiały foto i wideo z wydarzeń — przez okres prowadzenia działalności informacyjnej, promocyjnej i archiwalnej Organizatora, chyba że dana osoba skutecznie sprzeciwi się przetwarzaniu albo wycofa zgodę, jeżeli zgoda była podstawą przetwarzania.

VIII. Prawa osób, których dane dotyczą

23. Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:
    • prawo dostępu do treści danych osobowych;
    • prawo do otrzymania kopii danych;
    • prawo do sprostowania danych;
    • prawo do usunięcia danych;
    • prawo do ograniczenia przetwarzania;
    • prawo do przenoszenia danych;
    • prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora;
    • prawo cofnięcia zgody w każdej chwili, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody;
    • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
24. Żądania dotyczące realizacji praw należy przesyłać na adres: rodo@kings.org.pl albo pisemnie na adres siedziby Administratora.
25. Administrator rozpatruje żądania bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania. W przypadkach skomplikowanych lub przy dużej liczbie żądań termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO, o czym osoba składająca żądanie zostanie poinformowana.
26. W przypadku żądania dotyczącego wizerunku utrwalonego w materiałach foto lub wideo Administrator oceni żądanie z uwzględnieniem podstawy prawnej przetwarzania, charakteru materiału, kontekstu publikacji, praw innych osób oraz przepisów o ochronie wizerunku i prawie autorskim.

IX. Wizerunek, zdjęcia i nagrania z wydarzeń

27. Podczas wydarzeń KINGS mogą być wykonywane zdjęcia, nagrania audio oraz nagrania wideo przez Organizatora, osoby działające na jego zlecenie, akredytowane media oraz osoby upoważnione.
28. Materiały foto i wideo mogą być wykorzystywane w celach dokumentacyjnych, informacyjnych, promocyjnych, marketingowych, relacyjnych i archiwalnych, w szczególności w Serwisie, mediach społecznościowych, materiałach prasowych, relacjach z wydarzeń i materiałach promujących kolejne wydarzenia KINGS.
29. Jeżeli wizerunek osoby stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak publiczność, zgromadzenie, sala konferencyjna, panel, debata, warsztat lub relacja z wydarzenia, podstawą przetwarzania może być prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na dokumentowaniu i promowaniu wydarzeń.
30. Jeżeli dana osoba jest głównym tematem zdjęcia, nagrania, wypowiedzi, wywiadu lub materiału promocyjnego, Administrator może poprosić o odrębną zgodę na wykorzystanie wizerunku albo oprzeć przetwarzanie na umowie, uzgodnieniach z daną osobą lub innym właściwym tytule prawnym.
31. Szczegółowe zasady wykonywania zdjęć, nagrań, transmisji oraz obecności mediów mogą wynikać z Regulaminu uczestnictwa w wydarzeniach KINGS, zasad akredytacji medialnej lub odrębnych komunikatów Organizatora.

X. Pliki cookies

32. Serwis może zbierać informacje za pomocą plików cookies oraz podobnych technologii.
33. Pliki cookies mogą być wykorzystywane w szczególności w celu:
    • zapewnienia prawidłowego działania Serwisu;
    • utrzymania sesji Użytkownika;
    • zapamiętywania ustawień i preferencji;
    • prowadzenia statystyk i analityki;
    • poprawy funkcjonalności Serwisu;
    • mierzenia skuteczności działań informacyjnych lub promocyjnych;
    • prowadzenia działań marketingowych, jeżeli takie narzędzia są stosowane i Użytkownik wyraził wymaganą zgodę.
34. Serwis może wykorzystywać pliki cookies niezbędne, analityczne, funkcjonalne i marketingowe. Cookies niezbędne są konieczne do prawidłowego działania Serwisu. Pozostałe kategorie są stosowane zgodnie z przepisami prawa i ustawieniami Użytkownika.
35. Użytkownik może określić zakres dostępu plików cookies do swojego urządzenia w ustawieniach przeglądarki internetowej, a jeżeli w Serwisie wdrożono baner cookies — również za jego pomocą.
36. Ograniczenie stosowania plików cookies może wpłynąć na niektóre funkcje Serwisu.

XI. Newsletter i komunikacja marketingowa

37. Administrator może wysyłać newsletter, informacje o wydarzeniach KINGS, aktualnościach, ofertach, materiałach promocyjnych lub podobnych treściach wyłącznie osobom, które wyraziły odpowiednią zgodę albo gdy komunikacja jest dopuszczalna na innej podstawie przewidzianej prawem.
38. Zapis na newsletter jest dobrowolny i nie jest warunkiem udziału w wydarzeniu, chyba że dana osoba dobrowolnie zapisuje się na odrębną usługę komunikacyjną.
39. Użytkownik może w każdej chwili zrezygnować z newslettera lub komunikacji marketingowej, klikając link rezygnacji w wiadomości albo kontaktując się z Administratorem.
40. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

XII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

41. Dane Użytkowników nie będą przetwarzane w sposób, który prowadziłby do podejmowania wobec nich decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołujących wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających.
42. Dane Użytkowników mogą być wykorzystywane do podstawowej analityki, statystyki lub personalizacji treści, jeżeli pozwalają na to przepisy prawa albo Użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

XIII. Postanowienia końcowe

43. Administrator ma prawo do wprowadzenia zmian w Polityce prywatności, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu działania Serwisu, modelu rejestracji, narzędzi technicznych, dostawców usług, operatora płatności lub zasad organizacji wydarzeń KINGS.
44. Informacja o istotnych zmianach może pojawić się w formie komunikatu dostępnego w Serwisie albo zostać przekazana Użytkownikom innym odpowiednim kanałem komunikacji.
45. Aktualna treść Polityki prywatności jest dostępna w Serwisie.
46. Materiały, treści, nagrania, zdjęcia, grafiki, programy wydarzeń, opisy paneli oraz inne materiały publikowane w związku z wydarzeniami KINGS mogą podlegać ochronie prawnej, w szczególności na podstawie przepisów ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
47. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy RODO oraz przepisy prawa polskiego.